Informationen zur Datenverarbeitung

Telefonassistent mit künstlicher Intelligenz

Rufen Sie uns an, nimmt ein digitaler Assistent den Anruf an, ein KI-System. Darauf weisen wir zu Beginn jedes Anrufs hin. Der Assistent nimmt Ihr Anliegen auf, beantwortet häufige Fragen aus freigegebenen Auskünften, vereinbart einen Rückruf oder verbindet Sie mit einem Mitarbeiter. Ihr Gespräch wird nicht aufgezeichnet: Ihre Sprache wird live in Text umgewandelt, damit der Assistent Sie verstehen und antworten kann. Nach dem Gespräch bleibt nur ein kurzer Vorgang für die Bearbeitung.

Welche Daten wir verarbeiten

• Ihre Rufnummer, wenn Ihr Telefon sie übermittelt. Wir gleichen sie mit unseren Kontakten ab, um Sie zu erkennen und an Ihren Ansprechpartner weiterzuleiten. Mit Ihrem Namen begrüßen wir Sie nur, wenn wir das für Ihren Kontakt eigens eingeschaltet haben. Wenn Sie Ihre Nummer unterdrücken, verarbeiten wir sie nicht.
• Ihre Sprache während des Gesprächs: Sie wird live in Text umgewandelt und nicht gespeichert.
• Der Vorgang: Zeitpunkt, Dauer, Sprache, eine kurze Zusammenfassung Ihres Anliegens, Kategorie, Dringlichkeit und ggf. Ihr Rückrufwunsch mit Erreichbarkeit, Ihre Rufnummer und, falls Sie Kunde sind, der Verweis auf Ihren Kontakt.
• Verpasste Anrufe: Legen Sie auf, bevor Ihr Anliegen erledigt ist, merken wir uns Zeitpunkt, Dauer und Ihre Rufnummer, um Sie zurückrufen zu können.
• Sperrliste: Rufnummern, von denen unerwünschte Werbe- oder Verkaufsanrufe kommen, können wir sperren. Gesperrte Anrufer erhalten eine kurze Ansage, ihr Anruf wird nicht weitergeleitet.

Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Ihr Anliegen aufnehmen und bearbeiten, Rückruf: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit es um einen Vertrag oder eine Anfrage dazu geht, sonst lit. f (unser Interesse, Anfragen zu beantworten).
• Sie anhand der Rufnummer erkennen, persönlich begrüßen und weiterleiten: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (schneller, persönlicher Service für Kunden), bei Bestandskunden zusätzlich lit. b.
• Erwartete Rückrufe direkt durchstellen, verpasste Anrufe zurückrufen, Werbeanrufe abwehren (Sperrliste): Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Wir treffen keine automatisierten Entscheidungen, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie erheblich beeinträchtigen (Art. 22 DSGVO). Ob weitergeleitet wird, richtet sich nach festen Regeln (Dringlichkeit, Geschäftszeiten, Vereinbarung mit Ihnen).

Empfänger

Ihre Angaben sehen unsere Mitarbeiter, soweit sie den Vorgang bearbeiten oder den Anruf entgegennehmen. Leiten wir Sie weiter, sieht Ihr Ansprechpartner die Rufnummer unserer Leitung, nicht Ihre. Unser Telefonanbieter peoplefone stellt die Leitung bereit und verarbeitet dabei Verbindungsdaten als eigener Verantwortlicher nach Telekommunikationsrecht. Spracherkennung, Sprachmodell und Sprachausgabe laufen auf eigenen Servern in unserem Betrieb; dafür geben wir keine Daten an Dritte. Eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt.

Speicherdauer

• Sprache und Text während des Gesprächs: nur für die Dauer des Gesprächs
• Vorgang mit Zusammenfassung und Rückrufwunsch: höchstens 30 Tage, nach Erledigung 7 Tage
• Verpasste Anrufe: 7 Tage
• Erwartete Rückrufe: höchstens 14 Tage, nach Abschluss 7 Tage
• Kontakte (Kunden): bis zum Ende der Kundenbeziehung
• Sperrliste: 180 Tage nach Eintrag oder letztem Anruf

Widerspruch

Verarbeiten wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, können Sie jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO). Auf Ihren Widerspruch hin begrüßen wir Sie nicht mehr persönlich oder löschen Ihren Kontakt und streichen erwartete Rückrufe und Einträge zu verpassten Anrufen. Wenden Sie sich dafür an ihre@nuetzliche.it. Sie können Ihre Rufnummer auch unterdrücken; dann erkennen wir Sie nicht.